Nhân Viên Hỗ Trợ Kinh Doanh (Sales admin) là làm gì?

Trong một công ty nói chung và phòng kinh doanh nói riêng, nhân viên hỗ trợ kinh doanh (Sales admin) đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự liền mạch của quá trình bán hàng và quản lý thông tin khách hàng. 

Công việc và trách nhiệm của nhân viên hỗ trợ kinh doanh có thể sẽ không giống nhau ở mỗi công ty, nó phụ thuộc vào Mô tả công việc của vị trí này. Nhưng cơ bản thì vị trí này vẫn sẽ có nhiệm vụ chính là hỗ trợ tất cả các công việc giấy tờ, thủ tục, chăm sóc...liên quan đến sản phẩm và khách hàng để giúp phòng Kinh doanh hoàn thành mục tiêu doanh số.

Sau đây là một số nhiệm vụ chính của vị trí Nhân Viên Hỗ Trợ Kinh Doanh (Sales admin) để chúng ta có thể tham khảo.

Quản lý thông tin khách hàng

Một trong những nhiệm vụ chính của nhân viên hỗ trợ kinh doanh là quản lý thông tin khách hàng. Họ phải đảm bảo rằng thông tin về khách hàng được cập nhật và lưu trữ một cách chính xác và an toàn. Điều này đòi hỏi họ phải có khả năng xử lý và nhập liệu một cách chính xác và nhanh chóng. Quản lý thông tin khách hàng là cơ sở để xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng cường sự tương tác với khách hàng.

Hỗ trợ đội sales

Nhân viên hỗ trợ kinh doanh cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đội sales. Họ cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết cho đội sales để giúp họ thực hiện công việc bán hàng một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc chuẩn bị báo cáo, tài liệu marketing, và các tài liệu bán hàng khác. Nhân viên hỗ trợ kinh doanh cũng đóng vai trò là liên lạc chính giữa đội sales và các bộ phận khác trong tổ chức.

Tổ chức hội thảo và sự kiện

Một phần không thể thiếu trong công việc của nhân viên hỗ trợ kinh doanh là tổ chức hội thảo và sự kiện. Họ phải có khả năng lập kế hoạch, chuẩn bị và quản lý các sự kiện như hội thảo, triển lãm và buổi thuyết trình. Điều này đòi hỏi họ phải có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc với các đối tác bên ngoài, và khả năng quản lý thời gian. Tổ chức thành công các sự kiện này không chỉ giúp quảng bá sản phẩm và dịch vụ của tổ chức mà còn giúp tạo dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác.

Xử lý các yêu cầu từ khách hàng

Một trong những trách nhiệm quan trọng của nhân viên hỗ trợ kinh doanh là xử lý các yêu cầu từ khách hàng. Họ phải đảm bảo rằng các yêu cầu từ khách hàng được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này đòi hỏi họ phải có khả năng giao tiếp tốt và giải quyết vấn đề một cách linh hoạt. Xử lý các yêu cầu từ khách hàng một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng mà còn giúp tạo niềm tin và lòng tin tưởng từ phía khách hàng.

Quản lý hợp đồng và giao dịch

Việc quản lý hợp đồng và giao dịch là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên hỗ trợ kinh doanh. Họ phải đảm bảo rằng các hợp đồng và giao dịch được thực hiện một cách chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật. Điều này đòi hỏi họ phải có kiến thức về quy trình và quy định liên quan đến hợp đồng và giao dịch. Quản lý tốt các hợp đồng và giao dịch không chỉ giúp giữ vững uy tín của tổ chức mà còn đảm bảo rằng các bên liên quan được đối xử công bằng.

Các yêu cầu để trở thành Nhân viên hỗ trợ kinh doanh xuất sắc

Nhân viên hỗ trợ kinh doanh (Sales admin) là vị trí đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đội sales và quản lý thông tin khách hàng. Để trở thành một nhân viên hỗ trợ kinh doanh giỏi, bạn cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn vững vàng, cùng với các kỹ năng mềm cần thiết như: Kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng văn bản và nói, kỹ năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, và kỹ năng chịu được áp lực công việc.

Về kiến thức và kỹ năng chuyên môn, bạn cần có kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của công ty, kiến thức về quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng, kỹ năng xử lý và nhập liệu chính xác, nhanh chóng, kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, và kiến thức về pháp luật liên quan đến kinh doanh.

Ngoài ra, bạn cũng cần có một số phẩm chất cá nhân như: cẩn thận, tỉ mỉ, tận tâm, chu đáo, có tinh thần trách nhiệm cao, và có khả năng học hỏi và thích nghi nhanh. 

Trên đây là những yêu cầu cần có để trở thành một nhân viên hỗ trợ kinh doanh. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có được định hướng tốt hơn cho sự nghiệp của mình.